Tổ Chức Team building

09/12/2023 Lượt xem: 2802
Team building là một chương trình yêu thích và không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp để thắt lại tình đồng nghiệp, nâng cao kỹ năng teamwork. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có nhiều thời gian để tự tổ chức mà muốn có sự hỗ trợ từ những người có chuyên môn thì có thể thuê dịch vụ teambuilding để được hỗ trợ. 
 

1. Dịch vụ teambuilding - Điều không thể thiếu của một tổ chức 

 
Hiện nay, các sự kiện hoạt động team building luôn là một điều cần phải có để duy trì tinh thần làm việc cho nhân viên. Có thể thấy rằng, mỗi thành viên trong tổ chức đa số đều rất thích các hoạt động du lịch và các trò chơi vui nhộn. Do đó, các sự kiện team building không chỉ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà còn tạo động lực cho nhân viên, giúp vực dậy tinh thần làm việc của nhiều cá nhân. 
 
Tuy vậy, để hoạt động team building thực sự mang đến hiệu quả như nhà tổ chức mong muốn thì sự kiện đó cần được đảm bảo ở các khâu chuẩn bị và thực hiện diễn ra đúng theo như kế hoạch từ đầu đến cuối.
 
 
 
Bởi chỉ cần một sai sót nhỏ hoặc một chi tiết không phù hợp cũng có thể khiến hiệu quả không còn ở mức tối đa. Ví dụ như khi ban tổ chức chọn concept hay trò chơi không phù hợp với các thành viên trong đoàn thì chắc chắn không thể tạo động lực, tiếp thêm năng lượng làm việc cho cá nhân đó. Điều đó cũng sẽ ảnh hưởng một phần nào đó đến chất lượng công việc cũng như sự phát triển của công ty. 
 
Đó là lý do vì sao các dịch vụ teambuilding ra đời và ngày càng trở nên hữu ích đối với các doanh nghiệp đang cần tổ chức các sự kiện tập thể cho công ty của mình
 

2. Vì sao nên thuê các dịch vụ teambuilding

 

2.1 Về ý tưởng

 
Để tổ chức chương trình team building, người tổ chức cần phải nghĩ ra một ý tưởng để xây dựng concept và chọn các trò chơi team building sao cho phù hợp với ý tưởng lớn đó. Không chỉ vậy, ý tưởng lớn phải thật sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và với các nhân viên trong công ty. Do vậy, ý tưởng được xem là điều quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện team building. 
 
 
Khi thuê dịch vụ teambuilding để tổ chức một sự kiện tập thể nào đó, các dịch vụ sẽ có nhân sự để hỗ trợ khách hàng về mặt ý tưởng. So với việc nhà tổ chức phải mất nhiều công sức cân nhắc về ý tưởng sao cho phù hợp nhất thì các dịch vụ teambuilding lại dễ dàng mang đến ý tưởng phù hợp hơn nhiều.
 
Bởi các dịch vụ teambuilding là các công ty chuyên về tổ chức sự kiện hoặc thường tổ chức các tour du lịch đoàn kết hợp với sự kiện tập thể nên có nhiều kinh nghiệm trong việc chọn ra ý tưởng xuyên suốt. Từ đó các việc phía sau mới dễ dàng chọn lựa sao cho sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả. 
 

2.2 Về chi phí

 
Đối với các công ty chỉ tổ chức team building mỗi năm 1 lần thì việc tính toán và cân nhắc hết tất cả các khoản chi phí là một việc không hề dễ. Việc tính toán chi phí không chỉ đơn thuần là dự trù kinh phí mà còn là việc nhân nhắc sao cho hợp lý nhất. 
 
Cụ thể, việc tổ chức một sự kiện bất kỳ, mà nhất là các sự kiện có đông người tham gia thì chi phí phải càng được tính rõ ràng, hợp lý nhất. Điều khó khăn thường gặp trong việc tính chi phí mà người tổ chức sự kiện team building thường gặp phải là làm sao để tổ chức buổi hoạt động đầy đủ, thành công mà vẫn có thể tiết kiệm tối đa cho doanh nghiệp. 
 
 
Tuy nhiên, với các doanh nghiệp chuyên về dịch vụ teambuilding thì một sự kiện team building vẫn có thể thành công và tiết kiệm nhiều tiền cho doanh nghiệp. Do vậy, công ty doanh nghiệp nào đang cần tổ chức sự kiện tập thể thì có thể thuê dịch vụ teambuilding để được hỗ trợ về mặt dự trù, tính toán chi phí sao cho hiệu quả nhất.
 

2.3 Về thời gian tổ chức team building

 
Việc tổ chức sự kiện team building mất khá nhiều thời gian. Thông thường để tổ chức một sự kiện team building hoàn hảo, nhà tổ chức phải bắt từ 1 - 2 tháng trước khi sự kiện đó diễn ra.
 
Quy trình chuẩn để tổ chức team building thường thấy là lên kế hoạch, chọn địa điểm, liên hệ với các bên liên quan như khách sạn, dịch vụ teambuilding, nhà hàng,... Do vậy, nếu doanh nghiệp không có thời gian dành cho việc lên kế hoạch và thực hiện thì nên thuê dịch vụ teambuilding. 
 
Khi nhà tổ chức chọn đồng hành cùng dịch vụ teambuilding, nhà tổ chức sẽ được dịch vụ teambuilding hỗ trợ tận tình từ khâu lên kế hoạch cho đến thực hiện chương trình. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian mà vẫn có chương trình hoàn hảo. 
 
 
 
Cụ thể, doanh nghiệp chỉ cần bàn giao ngân sách cũng như yêu cầu cho dịch vụ teambuilding. Do đó, doanh nghiệp sẽ không cần mất thời gian để viết kịch bản, chuẩn bị các hạng mục, chi tiết khác. Dịch vụ teambuilding sẽ có trách nhiệm phân công và điều phối nhân sự chạy chương trình, xây dựng kịch bản, lựa chọn những hạng mục trang thiết bị phù hợp.
 
Tất cả đã được xây dựng và chuẩn bị hoàn chỉnh chu đáo, doanh nghiệp chỉ cần giám sát và tham gia theo đúng quy trình nên tiết kiệm được rất nhiều thời gian, nhất là các doanh nghiệp luôn luôn bận rộn. 
 

2.4 Về rủi ro

 
Không chỉ trong tổ chức sự kiện team building, bất kể tổ chức chương trình nào đều cần phải có kế hoạch phụ để phòng tránh các trường hợp bất lợi xảy ra. Tuy vậy nhưng đôi khi cũng có các trường hợp không nằm trong kế hoạch đã định sẵn.
 
Do đó, để phòng tránh rủi ro một cách tốt nhất, du khách nên việc liên hệ với một đơn vị tổ chức chương trình team building chuyên nghiệp và uy tín sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều.
 
Đơn vị tổ chức teambuilding đã có dày dặn kinh nghiệm có thể xây dựng và xử lý mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình thực hiện chương trình. Họ có trách nhiệm vận hành chương trình theo quy trình và cách thức bài bản, qua đó giảm thiểu những trường hợp rủi ro không đáng có.
 

2.5 Về hợp đồng

 
Thay vì phải tự mình thanh lý tất cả hợp đồng mà doanh nghiệp đã ký trong thời gian tổ chức, dịch vụ team building sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phần việc này. Với những doanh nghiệp nhỏ không có nhiều thời gian để xử lý từng hợp đồng hoặc doanh nghiệp lớn bận quá nhiều việc thì dịch vụ teambuilding sẽ làm tất cả thay bạn. 
 
Các hợp đồng cơ bản mà doanh nghiệp cần phải thanh lý sau khi tổ chức sự kiện là hợp đồng thuê địa điểm, hợp đồng thuê xe du lịch, hợp đồng đặt phòng khách sạn, hợp đồng đặt thức ăn nhà hàng,... 
 

3. Doanh nghiệp sẽ phải tự chuẩn bị những gì nếu không sử dụng dịch vụ teambuilding

 
Trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn không thuê dịch vụ teambuilding thì các nhân sự phải là người tự tìm hiểu các bước tổ chức team building, cũng như là người tổ chức chính cho sự kiện. Để tự tổ chức sự kiện team building mà không nhờ vào dịch vụ teambuilding thì người tổ chức nên cần những điều sau: 
 

3.1 Hiểu được tình hình doanh nghiệp và ý tưởng chương trình

 
Để bắt đầu những bước đầu tiên tổ chức sự kiện team building, người tổ chức phải thật sự hiểu đúng tình hình doanh nghiệp đang gặp phải và cần cải thiện những gì. Từ đó mới định hướng sự kiện team building và tìm ý tưởng sao cho đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp. 
 
Giai đoạn này không mất thời gian quá nhiều như các bước sau, nhưng lại cũng chính là giai đoạn khó khăn nhất người tổ chức không chuyên về việc nghĩ ý tưởng cho các sự kiện lớn mà không có sự hỗ trợ từ dịch vụ teambuilding chuyên nghiệp. 
 
Dịch vụ teambuilding - Ý tưởng phải phù hợp với doanh nghiệp
 
Ý tưởng chương trình phải phù hợp với tình hình doanh nghiệp. 
 
Bên cạnh đó, ý tưởng của sự kiện team building nên được bám sát mục đích chính của công ty và các trò chơi về sau cũng phải bám sát ý tưởng để đạt được hiệu quả.
 

3.2 Chọn địa điểm và thời điểm tổ chức sự kiện 

 
Quá trình chọn địa điểm cũng làm tốn không ít thời gian của người tổ chức bởi địa điểm được chọn phải được đảm bảo đủ không gian cho tất cả các thành viên, dễ di chuyển, phù hợp với ngân sách của công ty. Vì không có sự hỗ trợ của dịch vụ teambuilding, người tổ chức phải tự liên hệ, thương lượng với các đối tác, nhà cung cấp địa điểm để trao đổi dịch vụ. 
 
 
Bên cạnh việc chọn địa điểm thì việc lựa chọn thời gian diễn ra sự kiện cũng quan trọng và tốn không ít thời gian. Tuy vậy, để sự kiện diễn ra suôn sẻ thì người tổ chức cần phải căn thời gian sao cho tất cả các bước chuẩn bị phải kịp thời để mọi chuyện diễn ra theo đúng timeline và kế hoạch đã định trước. 
 

3.3 Lên kịch bản + timeline team building

 
Trước khi lên kịch bản, người tổ chức còn cần phải làm một việc khá quan trọng đó là xác định số người tham gia sự kiện team building. Đây là bước tiền đề để tiến hành những bước tiếp theo như đặt xe, đặt khách sạn, đặt nhà hàng hay phần ăn,... 
 
Sau khi đã xác định được những thứ cơ bản như trên thì người tổ chức đã có thể bắt đầu lên kịch bản cho sự kiện nếu như vẫn quyết định tự tổ chức thay vì thuê dịch vụ teambuilding. Tuy nhiên, để tổ chức được chương trình team building hoàn hảo thì người lên kịch bản chi tiết nên là người đã từng có kinh nghiệm tổ chức team building hoặc các sự kiện tương tự. 
 
Bên cạnh đó, sau khi đã có được kịch bản hoàn chỉnh thì người tổ chức đã có thể lên timeline cho chuyến đi, nhất là các chuyến đi team building kết hợp với du lịch.  
 

3.4 Liên hệ với các bên liên quan

 
Sau khi đã có kế hoạch, kịch bản chi tiết, doanh nghiệp bắt đầu liên hệ với các bên liên quan cũng như các nhà cung cấp để chuẩn bị cho sự kiện. Nếu doanh nghiệp quá bận hoặc thiếu nhân lực thì nên tham khảo và thuê các dịch vụ teambuilding. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tự tổ chức thì cần phân công một người hoặc một nhóm để thực hiện các việc này. 
 
 

 
 
Các nhà cung cấp mà người tổ chức cần liên hệ có thể kể đến như sau: Thuê xe, thuê dụng cụ team building, nhà hàng hoặc nơi cung cấp thức ăn, thuê khách sạn, thuê MC dẫn chương trình, nhân sự hỗ trợ, dịch vụ quay phim chụp ảnh. 
 
Một tip để người tổ chức không có nhiều kinh nghiệm là bạn phải tham khảo số liệu và giá cả ở nhiều nơi để cân nhắc và lựa chọn. Số lượng hợp lý để doanh nghiệp có được những dịch vụ tốt giá rẻ là ngân sách là nên tham khảo từ 2 - 3 nơi. 
 

3.5 Tính toán kinh phí dự trù

 
Thông thường, nếu doanh nghiệp nào thuê dịch vụ teambuilding thì sẽ không phải tính toán kinh phí dự trù. Đối với những người tự tổ chức team building thì nên tính sao cho bao gồm các vấn đề phát sinh mà không mà vượt budget
 

3.6 Chuẩn bị kịch bản backup đề phòng rủi ro

 
Kịch bản backup là điều bắt buộc cần phải có khi tổ chức sự kiện, kể cả là sự kiện nội bộ team building. Do vậy, khi không có dịch vụ teambuilding thì người tổ chức cần phải tự soạn sẵn kịch bản backup và các phương án phòng tránh rủi ro để đảm bảo sự kiện sẽ được diễn ra tốt nhất có thể dù trong trường hợp nào. 
 

3.7 Setup tổ chức chương trình

 
Đây là một khâu không kém phần quan trọng trong khi tổ chức sự kiện team building. Set up tổ chức chương trình bao gồm các hoạt động chuẩn bị dụng cụ, dựng sân khấu và điều phối chương trình cũng như đảm bảo an toàn cho người chơi.
 
 
 
Do đó, khâu này cần lực lượng nhân sự nhiều nhất, người tổ chức phải đảm bảo phân công công việc cho nhân sự sao cho khớp với thời gian trong timeline và kịch bản để đảm bảo chương trình diễn ra đúng tiến độ. 
 

3.8 Thanh lý hợp đồng cho các nhà cung cấp

 
Sau khi chương trình kết thúc là lúc người tổ chức bắt đầu thu dọn và thanh toán, giải quyết hợp đồng cho các nhà cung cấp như thực phẩm, áo nhóm, xe di chuyển, khách sạn,... 
 

4. Những lưu ý khi thuê dịch vụ teambuilding

 
Lựa chọn các công ty, dịch vụ teambuilding uy tín: Doanh nghiệp nên lựa chọn những công ty nổi tiếng hoặc ít nhất là có cung cấp đầy đủ thông tin đáng tin cậy hoặc kinh nghiệm thực tế trước khi quyết định cùng hợp tác. Nếu đại diện doanh nghiệp không thể tìm thấy các dịch vụ teambuilding thì có thể xem các review trên mạng để tìm kiếm các dịch vụ teambuilding và lựa chọn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dùng nhờ giới thiệu, trao đổi với bạn bè để tìm được đơn vị tổ chức team building hợp ý về cả giá cả và chất lượng. 
 
 

 
 
Lên ý tưởng cốt lõi sáng tạo và phù hợp với người tham gia: Tuy ý tưởng và kịch bản sẽ được hỗ trợ bởi dịch vụ teambuilding nhưng nó phải được thảo luận với chính đại diện doanh nghiệp để đảm bảo phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và người chơi. 
 
Lựa chọn người thực hiện tổ chức chương trình phải có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn: Khi thuê dịch vụ teambuilding, đại diện doanh nghiệp cần phải chọn những người thực sự có kiến thức và kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng chương trình. 
Tags:
Bài viết khác

Khai trương tuyến xe buýt số 6 (Phan Thiết - Kê Gà)

25/01/2024
Luôn thấu hiểu và mong muốn được phục vụ cho nhu cầu đi lại thiết yếu của quý khách. Nay, chúng tôi tiếp tục ra mắt tuyến xe Buýt số 6 (Phan Thiết - Kê Gà)

Xe buýt tuyến số 9

26/12/2023
Xe buýt tuyến số 9

Xe buýt tuyến số 2

26/12/2023
Xe buýt tuyến số 2
Top